ارتباط نادرست می‌تواند منجر به سوء تفاهم، درگیری و ناکارآمدی در جنبه های مختلف زندگی از جمله روابط شخصی، محیط های کاری و تعاملات روزمره شود. توسعه مهارت‌ها و استراتژی‌های ارتباطی مؤثر برای به حداقل رساندن احتمال ارتباط نادرست بسیار مهم است. در اینجا شش مرحله و 37 نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا از ارتباط نادرست جلوگیری کنید:

مرحله 1: گوش دادن فعال گوش دادن فعال نقش حیاتی در برقراری ارتباط موثر دارد. این شامل تمرکز کامل روی گوینده، درک پیام او و پاسخ مناسب است. در اینجا چند نکته برای گوش دادن فعال وجود دارد:

1. تمام توجه خود را به گوینده معطوف کنید.
2. ارتباط چشمی و زبان بدن را حفظ کنید.
3. از قطع کردن یا تمام کردن جملات گوینده خودداری کنید.
4. همدلی و درک خود را نشان دهید.
5. برای اطمینان از درک مطلب، سؤالات روشنگری بپرسید.

مرحله 2: بیان واضح و مختصر بیان افکار خود به طور واضح و مختصر برای جلوگیری از ارتباط نادرست ضروری است. از نکات زیر برای بهبود بیان خود استفاده کنید:

6. افکار خود را قبل از صحبت یا نوشتن سازماندهی کنید.
7. از زبان ساده و دقیق استفاده کنید.
8. مراقب لحن صدا و زبان بدن خود باشید.
9. در صورت لزوم مثال یا کمک بصری ارائه دهید.
10. از صدای فعال به جای صدای غیرفعال استفاده کنید.

مرحله 3: ارتباط غیرکلامی نشانه های غیرکلامی میتوانند به طور قابل توجهی بر ارتباطات تأثیر بگذارند. برای تقویت درک به سیگنال های غیرکلامی توجه کنید:

11. ارتباط چشمی مناسب را حفظ کنید.
12. از حالات چهره که با پیام شما همسو هستند استفاده کنید.
13. از ژست‌ها کم و هدفمند استفاده کنید.
14. از وضعیت و حرکات بدن خود آگاه باشید.
15. تفاوت های فرهنگی را در ارتباطات غیرکلامی در نظر بگیرید.

مرحله 4: انتخاب رسانه مناسب انتخاب رسانه ارتباطی مناسب برای تبادل اطلاعات موثر بسیار مهم است:

16. ماهیت و فوریت پیام را در نظر بگیرید.
17. مکالمات چهره به چهره را برای بحث های حساس یا پیچیده انتخاب کنید.
18. از ارتباط نوشتاری برای وضوح و مستندسازی استفاده کنید.
19. از ابزارهای ارتباطی مبتنی بر فناوری به طور موثر استفاده کنید.
20. از تکیه صرف به ارتباطات الکترونیکی برای امور مهم خودداری کنید.

مرحله 5: درک را تأیید کنید برای اطمینان از اینکه پیام شما به درستی درک شده است، نکات زیر را دنبال کنید:

21. بازخورد و پرسش را تشویق کنید.
22. نکات کلیدی را خلاصه یا بازنویسی کنید.
23. از گیرنده بخواهید پیام را تکرار یا بازنویسی کند.
24. از تکنیک های گوش دادن فعال برای تایید درک مطلب استفاده کنید.
25. در صورت نیاز اطلاعات بیشتری ارائه دهید.

مرحله 6: حساسیت فرهنگی تفاوت های فرهنگی می‌تواند منجر به ارتباط نادرست شود. با این نکات حساسیت فرهنگی را توسعه دهید:

26. خودتان را در مورد فرهنگ های مختلف و سبک های ارتباطی آنها آموزش دهید.
27. در مقابل دیدگاه‌های گوناگون محترمانه رفتار کنید.
28. از فرضیات مبتنی بر کلیشه خودداری کنید.
29. سبک ارتباطی خود را برای تطبیق با تفاوت های فرهنگی تطبیق دهید.
30. در صورت عدم اطمینان در مورد هنجارهای فرهنگی به دنبال توضیح باشید.

نکات اضافی:

31. مراقب احساسات خود باشید و آنها را در طول ارتباط به درستی مدیریت کنید.
32. هنگام برقراری ارتباط با افراد غیر متخصص از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی خودداری کنید.
33. همدلی را تمرین کنید و سعی کنید دیدگاه طرف مقابل را درک کنید.
34. صبور باشید و زمان کافی برای ارتباط موثر بگذارید.
35. از حواس پرتی خودداری کنید و محیطی مساعد برای ارتباط ایجاد کنید.
36. از زبان مثبت برای تقویت تفاهم و همکاری استفاده کنید.
37. به طور مداوم مهارت های ارتباطی خود را از طریق تمرین و بازخورد بهبود دهید.

با رعایت این شش مرحله و اجرای نکات ارائه شده، می‌توانید به میزان قابل توجهی احتمال عدم ارتباط در جنبه های مختلف زندگی خود را کاهش دهید.